Spălarea banilor. 10 elemente cheie de adăugat în procedurile interne din 2020

De anul trecut, spălarea banilor a devenit sau ar fi trebuit să devină subiect de discuție pentru aproape orice manager de companie, fie ea mare sau mică. Motivul este intrarea în vigoare a Legii 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor. Pentru că guvernele trebuie să stopeze acest fenomen infracțional cu efecte extrem de nocive la nivel mondial, companiile trebuie să își creeze niște proceduri interne. Altfel, începând cu 17 ianuarie, pot primi amenzi de la Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB).

Cum elaborezi procedurile interne privind combaterea spălării banilor. 10 elemente cheie

1. Personalizarea

Procedura privind prevenirea spălării banilor setează cadrul, principiile și regulile de protecție a companiei în fața unor eventuale acțiuni de spălare a banilor și finanțare a terorismului (o să le denumesc SB-FT) prin intermediul serviciilor puse la dispoziția clienților acesteia. De aceea, trebuie să fie una personalizată fiecărei companii în parte.

Ca parte esențială a unei gestionări prudente a riscului de expunere la spălarea banilor, trebuie să creezi proceduri de acceptare a clienților. Acestea reglementează desfășuarea procesului de identificare, acceptare și monitorizare a clientelei Scopul aici este de a reduce riscul reputațional, îmbunătățirea calității portofoliului de clienți și reglementarea managementului datelor solicitate de Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB), conform prevederilor legale.

3. Impactul asupra angajaților

Cunoașterea și aplicarea corespunzătoare a procedurii privind combaterea spălării banilor constituie un proces în care este implicat întregul personal al companiilor. Legislația privind SB-FT are implicații și asupra personalului, în sensul că trebuie desemnată o persoană pe linia SB-FT în relația cu Oficiul pentru Spălarea Banilor. Restul angajaților care au relații cu clienții trebuie instruiți periodic cu privire la SB-FT. Acestia trebuie sa notifice Oficiul in cazul in care au suspiciuni in legatura cu tranzactiile clientilor.

4. Confidențialitatea

Numele clienților și tranzacțiile efectuate de aceștia sunt considerate informații confidențiale, iar dezvăluirea lor către terțe persoane poate fi făcută numai în anumite situații specifice, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

5. Abordare pe bază de risc

Atunci când elaboezi și implementezi procedura privind combaterea spălării banilor, trebuie să încadrezi orice client nou, dar și pe cei existenți, într-una dintre următoarele clase de risc SB-FT: risc scăzut, risc mediu, risc mare.

6. Evaluarea clienților

Procedurile și sistemele de clasificare a clienților intră, de asemenea, în sarcina companiilor ce intră sub incidența Legii 29/2019. De aceea, va trebui să stabilești criteriile ce vor sta la baza elaborării unui scoring, cu scopul de a evalua fiecare client în parte.

7. Identificarea beneficiarului real al tranzacțiilor

Trebuie să identifici și să verificați beneficiarul real al tranzacțiilor. Cel mai simplu si sigur mod este de a solicita clientului un extras din registrul beneficiarilor reali ținut de Oficiul Național al Comerțului (pentru societăți, cu excepția regiilor autonome, companiilor și societăților naționale), Agenția Națională de Administrare Fiscală (pentru fiducii) sau Ministerul Justiției (pentru asociații și fundații).

De altfel, toate societățile au obligația să depună o declarație privind beneficiarul real. Un model al declarației privind beneficiarul real al persoanelor juridice poate fi descărcat de aici

8.Tranzacțiile neobișnuite

Procedura mai trebuie să includă metodele de detectare a tranzacțiilor neobișnuite și măsurile suplimentare pe care trebuie să le iei în astfel de cazuri.

9.Țara de origine a clienților

În situația unor relații de afaceri și tranzacții care implică clienți din alte țări, agențiile imobiliare trebuie să definească și să aplice măsuri suplimentare.

10. Notificarea tranzactiilor către Oficiu

În cazul în care persoana desemnată are suspiciuni în legătură cu tranzacțiile clienților sau atunci când operațiunile acestora depășesc anumite valori stabilite prin lege, trebuie notificat Oficiul.

În concluzie, nu neglija această procedură pentru că, dacă te afli sub incidența Legii 129/2019, riști amenzi usturătoare.